О мейле для любителей мессенджеров

Сначала дисклеймер для офисных ветеранов. Нет, я не рехнулась, когда начала писать про мейл. Просто у меня очень сильно помолодел круг коллег, и я с ужасом обнаружила, что этот инструмент вызывает у юных тоску и раздражение. И они ждут, что он куда-нибудь денется, а везде воссияет любимая чатовая структура.

Чаты, они же беседы и мессенджеры, это все по сути одно, хороши своей предсказуемостью. Все, что нужно делать с ними, это сторожить. Да, поэтому у некоторых проблемы со сном, потому что нельзя ни фразы пропустить. Но больше с этим разговором ничего делать не надо, потому что чат – как река – утекает навсегда вместе с трупами врагов. Никто не придет и не скажет, а помнишь, борода, три дня назад ты говорил то-то и то-то. Кому надо, тот скажет еще раз. Более того. Все участники чата примерно равны между собой, кто не равен, тот в чате старается не участвовать.

Мейл – это нечто совершенно другое. Это иерархия, иная временная структура, своя система приветствий и прощаний, и, конечно же, хранилище данных. Многие гуру утешают молодежь, что вот-вот мейл исчезнет. А он никуда не денется, потому что альтернатив ему нет.

Все дальнейшее будет написано специально для моих молодых коллег, потому что я знаю, что я надоела всем своими криками «Нет! Так не делают! Вы с ума сошли!». Поэтому далее идут списком все рекомендации, к которым вы бы и так пришли, но позже и с шишками. А можно раньше и без шишек.

Итак, список.

Приветствия и прощания. Требуются максимально нейтральные. «Здравствуйте», «добрый день», hello, dear Mr. Thompson в начале, «с уважением», «спасибо», best regards в конце. Гуру из Inbox.Zero рекомендуют пропускать эти вещи. Да, так делают, но только по взаимной договоренности. И вы не сможете навязать этот подход людям, которые старше вас лет на 20, но можете его радостно подхватить, если он возник. Еще момент. Inbox Zero – это не только приложение, это, в первую очередь, популярная идея, что у эффективного работника во входящем ящике всегда пусто, потому что он все уже прочитал. Это недостижимый идеал для тех, кто занимается координацией сложных проектов.

Правило 24 часов. Все хотят получать письма как можно скорее, лучше минут через 10, но не всегда могут ответить с такой же скоростью. Это нормально. Ответ может прийти и через неделю, это не значит, что вас никто не любит. При этом все это называется правилом 24 часов, оцените иронию. Точно никому нельзя отвечать сразу, как только вы пришли в ярость. Надо бы сначала остыть до приемлемой температуры. При этом проекты, которые требуют ответа в течение часа, существуют, но там чаще задействован мессенджер.

Оставляйте человеку время ответить. Не очень здорово, если вам нужен ответ через пять минут. Человек может быть не в сети, не все же такие маньяки как вы.

Оставляйте пустые строки между абзацами. Это красиво.

Пользуйтесь кнопкой Reply, чтобы сохранялась вся цепочка сообщений. В некоторых мейлерах она автоматически сбрасывается, тогда можно попробовать или еще раз, или Reply to all, а ненужных людей удалить.

Не отвечайте Reply to all, если это не требуется. Вообще следите за тем, чтобы среди адресатов были только нужные люди. Всех уже тошнит от лишних мейлов.

Адресаты. Следите за тем, кто возникает в копии. Иногда определенных людей включают молча, и вы можете этого не заметить. Это никогда не происходит просто так. И это необязательно плохо, но может иметь значение для тона письма.

Bcc – blind carbon copy (в дословном переводе «слепая копия под копирку» - это старая штука, знакомая тем, кто печатал на электрических и механических пишущих машинках. Там можно было сделать несколько копий документа с помощью копирки, причем последний экземпляр был довольно бледным. Вот это аллюзия на него). В общем, никому не видная копия. Вы ставите в такую копию человека, и другие адресаты не видят, что в списке читающих есть еще один человек. Довольно бессмысленная вещь, ей пользуются, чтобы тайно информировать начальство о чем-нибудь неприятном. Но учитывайте, что когда кто-то из адресатов сделает Reply to all, т.е. ответит всем, человек из bcc не получит это письмо. Наилучшим образом функционал bcc обыгран в книге «e» Мэтта Бомонта про рекламное агентство.

Приоритет письма – срочно/несрочно. Вещь, на мой взгляд, бессмысленная. Приоритет может не пройти через мейлер другой системы.

Спам. Если вам не пришло долгожданное письмо, проверьте спам.

Обновление. В отличие от мессенджера почта не всегда автоматически обновляется, даже если она открыта. Это зависит от настроек ящика и от положения звезд на небе.

Смайлы. Для своих приемлемо. Мне можно. Профессору не надо, пожалуйста, такое слать. ¯\_(ツ)_/¯ - пожимающий плечами смайл способен свести с ума неподготовленного человека.

Аттачменты. Не забывайте их прикреплять. Файлы лучше называть латинскими буквами, кириллица часто слетает. Помните, что возможность приема больших файлов через мейл есть не во всех городах мира. В Москве, Лондоне и Нью-Йорке все здорово, но так не везде. Если у адресата плохо с приемом, google docs – неплохой вариант. Там есть и тексты, и таблицы, и некое подобие презентации. Они универсальны, не требуют скачки, могут редактироваться группой людей.

Учетная запись. У всех сейчас их несколько. Нужно следить за тем, с какой вы пишете человеку. Иногда можно написать не с той, и человек не поймет, кто с ним разговаривает. А еще ваше письмо упадет в спам, потому что по умолчанию письма с новых адресов делают именно так.

Секретность. У мейла она нулевая. Все, что попало в мейл, может оказаться где угодно. Хорошее тут только то, что никто особо никому не нужен, а big data пока не расправила крылья достаточно, чтобы понять, что с нашими письмами делать. Тем не менее, конфиденциальность у мейла никакая, а то, что крупные компании вешают в конец письма дисклеймеры типа «если это письмо попало к вам по ошибке, немедленно уничтожьте его», так это они для красоты.

И, пожалуй, это все. Про мотивы пишущих, правда, можно говорить бесконечно, но об этом уже точно потом.

#коммуникация #образование